Cloud-ERP: Alles, was Sie zum Thema wissen müssen

Innerhalb der letzten Jahre hat das Thema Cloud-ERP für Unternehmen immer mehr an Bedeutung gewonnen. Veränderte Nutzergewohnheiten, die im Zuge der Digitalisierung aufkamen, zwingen Firmen zum Umdenken. Hinzu kommt ein immer höherer Kostendruck, der Firmeninhaber stärker dazu drängt, sich mit der Alternative zur klassischen ERP-Software auseinanderzusetzen. Denn Ressourcen zu schonen ist aktuell eine wichtige Anforderung. Zwar birgt die Einführung eines Online-ERP-Systems in der Cloud einige Herausforderungen, gleichzeitig ist sie aber auch mit einer Vielzahl neuer Chancen für Ihr Business verbunden.

Was spricht für die Anschaffung eines ERP-Programms für die Online-Nutzung?

1.  Sie behalten Ihre Finanzen stets im Blick:

   Heutzutage ist es essentiell, sich schnell einen umfassenden Überblick über alle relevanten Geschäftszahlen verschaffen zu können. Wenn Sie Cloud-ERP einsetzen, sind Sie dank übersichtlicher Dashboards dazu in der Lage, alle wichtigen Informationen auf einen Blick parat zu haben. Sie profitieren somit von einer optimalen Basis für strategische Entscheidungen und decken mögliche Fehlerquellen leicht auf.

2.  Sie optimieren Ihre Geschäftsprozesse:

   Cloud-ERP-Software verfolgt primär die Aufgabe, alle Geschäftsprozesse vollständig abzubilden und somit wesentlich effizienter zu gestalten:

   • Optimierte Zuweisung von Ressourcen
   • Verbesserte Auslastung
   • Zuverlässigere Planung
   • Optimierung der einzelnen Arbeitsschritte
   • Steigern der Wertschöpfung

   Cloud-ERP ermöglicht es Ihnen, noch leichter bereichs- und abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse abzubilden und so die komplette Zusammenarbeit in Ihrem Betrieb zu optimieren.

3.  Sie decken Einsparpotenziale auf:

   Durch den Einsatz von Cloud-ERP profitieren Sie von zahlreichen Einsparpotenzialen in Ihrer Firma. Diese ergeben sich primär durch das Auslagern aller Firmendaten in spezialisierte Rechenzentren . Das macht eine eigene IT-Infrastruktur überflüssig. Denn Cloud-ERP-Systeme zur Online-Nutzung beziehen Sie in der Regel als Software-as-a-Service (SaaS), das heißt als Dienstleistung aus dem Internet. Auf diese Weise können Sie Kosten für Hard- und Software sowie für Ihren gesamten Betrieb deutlich reduzieren. Hinzu kommt, dass regelmäßig anfallende Kosten für Wartung, Instandhaltung und mögliche Reparaturen bereits in der monatlichen Abo-Pauschale der Anwendungen inbegriffen sind.

Darum geht es in unserem Ratgeber

Im folgenden Ratgeber erläutern wir Ihnen, was man genau unter Cloud-ERP für die Online-Nutzung versteht. Wir klären Sie über den konkreten Nutzen der Unternehmenslösungen sowie über die Vor- und Nachteile für Ihren Betrieb auf. Weiterhin erfahren Sie bei uns alles zum Thema Cloud-Sicherheit. Nicht zuletzt versorgen wir Sie mit allen wichtigen Informationen zu den wichtigsten ERP-Funktionen und -Modulen. Wir verraten Ihnen, für welche Firmen sich Cloud-ERP am besten eignet und geben Ihnen eine detaillierte ERP-Übersicht über die Anbieter, die derzeit die beste Unternehmenssoftware auf dem Markt zur Verfügung stellen.

ERP in der Cloud: Sind meine Firmendaten in einem Rechenzentren auch wirklich sicher aufgehoben?

Cloudbasierte ERP-Systeme sehen sich regelmäßig mit den gleichen Bedrohungen wie traditionelle Firmennetze konfrontiert – jedoch mit dem Unterschied, dass die gespeicherten Datenmengen ein attraktiveres Angriffsziel sind. Zwar sichern die Cloud-Provider ihre Dienste in aller Regel gut ab, letzten Endes sind aber auch die Unternehmen selbst für die Sicherheit ihrer Cloud-Daten verantwortlich. Daher ist es essentiell, bei der Implementierung eines webbasierten ERP in der Cloud auf moderne Authentifizierungs- und Verschlüsselungstechnologien zurückzugreifen, um ein Höchstmaß an Datenschutz und Cloud-Sicherheit zu gewährleisten.

Sind meine Daten in der Cloud nun sicher oder nicht?

Das Implementieren eines Cloud-ERP-Systems ist mit einigen Herausforderungen verbunden. Hierzu gehören insbesondere diese Aspekte:

• Datenschutz
• Datensicherheit

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Online-ERP-Software nutzen möchten, müssen Sie unbedingt dafür Sorge tragen, dass Ihre persönlichen und geschäftlichen Daten beim ERP in der Cloud verschlüsselt sind. Sonst besteht die Gefahr, dass sensible Firmendaten wie beispielsweise persönliche Angaben zu Kunden oder Umsatzzahlen von unbefugten Dritten eingesehen werden.

Bei On-Premise-Software liegen alle Themen rund um Datenschutz und Cloud-Datensicherheit allein in der Verantwortung Ihrer Firma. Bei ERP in der Cloud hingegen werden diese Punkte durch den Provider sichergestellt. Um eine größtmögliche Sicherheit Ihrer Firmendaten zu gewährleisten, sollten Sie deshalb in erster Linie darauf achten, auf einen Anbieter zurückzugreifen, der Cloud-Datensicherheit großschreibt und genügend Expertise auf diesem Gebiet besitzt. Am besten haben Sie ein Auge darauf, dass folgende Punkte erfüllt sind:

• Schutz vor Cyberangriffen und Zugriff durch Dritte
• Laufend automatisierte Sicherungen
• Datensicherung innerhalb eines zertifizierten, hochverfügbaren und geo-redundanten Hochsicherheitszentrum
• Server im eigenen Land
• Speicherung der Daten an mehreren Standorten
• Zugrifskontrollen, Notstromaggregate, Löschanlagen, etc.
• IT-Monitoring mit laufender Beobachtung und Analyse
• Einhaltung der gesetzlichen Datenschutz-Richtlinien

Wenn Sie auch mobil mit einem ERP in der Cloud arbeiten möchten, sollten Sie außerdem darauf achten, dass die Möglichkeit zu einer Verschlüsselung Ihrer Daten durch SSL/TLS sowie zu verschlüsselten Virtual Private Networks (VPN) gegeben ist.

Sobald ein Cloud-ERP-Anbieter all diese Kriterien erfüllt, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Daten dort grundsätzlich optimal aufgehoben sind – meist sogar sicherer als innerhalb eines Serverraums in Ihrem eigenen Betrieb. Dieser Grund spricht durchaus dafür, dass Firmen Ihre Unternehmenssoftware in die Cloud verlagern.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen Cloud-ERP und der On-Premise-Lösung im Hinblick auf die Sicherheit der Systeme haben wir noch einmal in der nachfolgenden Grafik für Sie zusammengestellt.

Sind Cloud-ERP-Lösungen DSGVO-konform?

Auch für Cloud-Dienste gelten die Regelungen der Datenschutzgrundverordnung – kurz DSGVO. Schließlich werden auch bei webbasierten Anwendungen bzw. Software-as-a-Service-Modellen personenbezogene Daten übermittelt, die es zu schützen gilt. Wer dagegen verstößt, dem drohen empfindliche Geldstrafen von bis zu 4 % des weltweiten Gesamtumsatzes. In Bezug auf webbasiertes ERP und DSGVO sind insbesondere folgende Artikel wichtig:

• Artikel 5 – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten
• Artikel 6 – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
• Artikel 7 – Bedingungen für die Einwilligung
• Artikel 17 – Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
• Artikel 20 – Recht auf Datenübertragbarkeit
• Artikel 25 – Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellung

Natürlich können Sie nicht im Detail wissen, ob der gewünschte oder bereits vorhandene Anbieter für Cloud-ERP wirklich DSGVO-konform agiert. Besonders dann, wenn administrative Zugriffe aus Drittstaaten – also außerhalb der EU – erfolgen können, wird es undurchsichtig und juristisch komplex. Es gibt jedoch zwei Dinge, auf die Sie achten können:

1. Know-how und Erfahrung des Cloud-ERP Anbieters:
   
   ‍Unternehmen, die webbasiertes ERP anbieten und schon lange auf dem Markt sind, verfügen über einen großen Wissensschatz. Die zwingend nötige Erfahrung und Einhaltung geltender Gesetze im Umgang mit sensiblen Daten ist bei Anbietern wie beispielsweise SAP, Oracle oder DATEV wahrscheinlich eher gegeben als bei anderen völlig unbekannten Herstellern.

2. Auf unabhängige Zertifikate achten:
   
   Um als Laie die Spreu schnell vom Weizen trennen zu können, helfen unabhängige Zertifikate wie beispielsweise:

   • das Trusted Cloud Datenschutz-Profil für Cloud-Dienste (TCDP)
   • das Zertifikat für Informationssicherheit (BSI C5).

   Anbieter, die über derartige Gütesiegel verfügen, sind in der Lage, die Auftragsdatenverarbeitung rechtskonform umzusetzen, und tun dies in aller Regel auch.

3. Keine administrativen Zugriffe aus Drittstaaten:
   
   Absolute Vorsicht ist geboten, wenn der Cloud-ERP-Anbieter US-amerikanische Cloud-Provider nutzt. Der Grund: In den USA gibt es ein Gesetz namens Claryifying Lawful Overseas Use of Data Act (kurz Cloud Act), das amerikanische Unternehmen zur Weitergabe von Daten verpflichtet – selbst dann, wenn sich die Rechenzentren in Europa befinden. Somit haben US-Behörden das Recht, auf Daten zuzugreifen, die nicht in den USA, sondern im Ausland gespeichert wurden.
   
   Betroffen sind also Kunden von Cloud-Anbietern, die in den USA ansässig sind. Das Cloud Act Gesetz ist jedoch nicht vereinbar mit der in der EU geltenden DSGVO. Auf der sicheren Seite sind Sie also nur, wenn der Cloud-ERP-Anbieter auf US-amerikanische Provider verzichtet und Drittstaaten somit administrative Zugriffe auf personenbezogene Daten in der Cloud verweigert.

Was sollte ich bei der ERP-Implementierung im Hinblick auf Cloud-Sicherheitsrisiken außerdem noch beachten?

1. Prüfen Sie bei der Einführung Ihrer Cloud-Business-Software am besten zuerst, welche Verschlüsselungskomponenten im eigenen Betrieb und dem des Cloud-Dienstleisters bereits vorhanden sind. Eine sichere SSL-Datenverschlüsselung für den Übertragungsweg ist beispielsweise äußerst wichtig und mittlerweile so gut wie überall Standard. Um zu prüfen, ob in Ihrer Firma die Cloud-Sicherheit bei der Datenübertragung gegeben ist, müssen Sie also im Grunde lediglich überprüfen, ob eine SSL Verschlüsselung tatsächlich vorhanden und aktiviert ist.

2. Es empfieht sich, eine zusätzliche Serververschlüsselung für Ihr ERP in der Cloud einzurichten. Mit Hilfe dieser stellen Sie sicher, dass Ihre sensiblen Firmendaten ausschließlich von Personen innerhalb Ihres eigenen Unternehmens gelesen werden können. Alle Daten können Ihren Betrieb lediglich in codierter Form verlassen und auf Ihrem Cloud-Server gespeichert werden. Cloud-Provider bieten hierfür in der Regel zwei Möglichkeiten:

   • Der Cloud-Anbieter chiffriert die Daten mit einem übergeordneten Zentralschlüssel. Dieser wiederum verbleibt beim Betreiber Ihres ERP-Cloud-Services. Achtung: Dadurch ist es möglich, dass Server-Daten ohne Ihre Einwilligung gelesen und weitergegeben werden.
   • Die Daten werden bereits direkt bei Ihnen im Betrieb verschlüsselt und in codierter Form auf dem sicheren Cloud-Server gespeichert. Das bedeutet, Sie allein behalten die uneingeschränkte Schlüsselgewalt über Ihre Firmendaten. Weder der Provider noch Dritte können diese in unverschlüsselter Form einsehen.

3. Egal für welche Variante von webbasiertes ERP Sie sich entscheiden – wichtig ist in jedem Fall, dass Sie darauf achten, ein Verschlüsselungsverfahren für Ihre Firmendaten zu verwenden, dessen Wirksamkeit und Unbedenklichkeit von unabhängigen Experten bestätigt wurde. Am besten greifen Sie daher auf bekannte und vielfach genutzte Chiffriersoftware für ERP im Bereich Cloud-Computing zurück. Einige Lösungen:

   • BoxCryptor
   • Cloudfogger
   • Cryptomator
   • Eperi
   • PanBox
   • uvm.

   Bei diesen Anwendungen sind alle wichtigen Voraussetzungen gegeben, die Ihnen dabei helfen, größtmögliche Cloud-Sicherheit in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.

Kosten eines Cloud-ERP-Systems

Software-as-a-Service-Lösungen besitzen inzwischen kein Nischendasein mehr – das gilt auch für den Bereich Cloud-ERP. Noch bevor die Entscheidung für einen passenden Anbieter gefallen ist, sollten Unternehmen sämtliche mit dem ERP-System und dessen Einführung verbundene Kosten berechnen. So rentieren sich cloudbasierte ERP-Anwendungen zum Beispiel besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, während große Konzerne mit einem On-Premise-ERP vermutlich besser aufgestellt sind. Doch wie sehen die Kosten für ein Online-ERP-System im Detail aus und was sollte man beachten?

Kostenvergleich On-Premise-ERP und Cloud-ERP

Vorab sollte gesagt sein: Die Einführung eines ERP-Systems lohnt sich nur dann, wenn dadurch mehr Kosten eingespart werden, als die bisherigen Geschäftsprozesse verursachen. Da der Anschaffungspreis und alle weiteren damit verbundenen Kosten für ein klassisches On-Premise-ERP-System jedoch sehr hoch sind und schnell mal fünfstellige Beträge annehmen können, ist die On-Premise-Variante nicht für jeden interessant.

Obwohl derartige Programme auch für kleine oder sogar Kleinstunternehmen sinnvoll wären, können sie so viel Geld meist nicht investieren. Hier kommt der größte Vorteil von Cloud-ERP zum Vorschein: Es ist deutlich kostengünstiger. Dank der monatlichen Gebühr kann ein Unternehmer die Kosten gut und vorausschauend kalkulieren und einplanen. Zudem sind Sie nicht an einen Vertrag gebunden und können die Nutzung jederzeit kündigen. Ein weiterer Vorteil ist: Module können schnell und unkompliziert dazu gebucht oder wieder abbestellt werden. Sämtliche Funktionen bzw. das gesamte System ist sofort verfügbar. Cloud-ERP Systeme gibt es bereits ab ca. 15 € pro Monat.

Für wen ist Cloud-ERP am besten geeignet?

Bis vor einigen Jahren wurden ERP-Systeme hauptsächlich in Großbetrieben und Konzernen eingesetzt. Mittlerweile profitieren jedoch auch immer mehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU) von den Vorteilen dieser leistungsfähigen Business-Anwendung. Insbesondere Cloud-ERP eröffnet KMU neue Chancen, ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu steigern. Aufgrund ihrer Skalierbarkeit und Flexibilität kann webbasiertes ERP Kleinbetriebe optimal bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen und Geschäftsprozesse automatisieren. Für wen eignet sich Cloud-ERP also besonders gut und warum?

Welche Branchen nutzen ERP-Software?

Hier einige Beispiele:

• Maschinen- und Anlagenbau
• Verarbeitendes Gewerbe
• Baugewerbe
• Land- und Forstwirtschaft
• Kredit- und Versicherungsgewerbe
• Öffentliche Verwaltung
• Gesundheits- und Sozialwesen
• Handel
• Energie und Wasserversorgung
• Gastgewerbe
• etc.

Die meisten verarbeitenden Gewerbe nutzen ERP, um ihre Prozesse zu vereinheitlichen und effizienter zu gestalten. Aber auch in der Finanzbranche oder im Gesundheitswesen bietet cloudbasiertes ERP viele Möglichkeiten zur Dokumentation, Analyse und Optimierung von Geschäftsabläufen.

Gibt es Unternehmen, die besonders durch den Einsatz von Cloud-ERP profitieren?

Viele Anwender von Enterprise-Resource-Planning-Software fragen sich: Für wen eignet sich Cloud-ERP überhaupt und warum? In den letzten Jahren hat die Nutzung webbasierter ERP-Lösungen (Cloud-ERP) vor allem bei Kleinbetrieben und dem Mittelstand stark zugenommen und damit an Bedeutung gewonnen. Der steigende Konkurrenzdruck zwingt KMU mitunter dazu, ihre Geschäftsprozesse immer weiter zu optimieren und sich flexibel an neue Bedürfnisse anzupassen. Deshalb wurde in den letzten Jahren überwiegend in Cloud-ERP investiert, um mit den wachsenden globalen Markt-Anforderungen mitzuhalten

Steigende Anforderungen und komplexere unternehmerische Aufgaben benötigen selbstverständlich auch innovative Business-Anwendungen, die sie dabei unterstützen Deshalb haben sich die Anbieter von ERP-Lösungen für KMU verstärkt auf die Entwicklung webbasierter Software-as-a-Service-Programme (SaaS) konzentriert. Das bedeutet, dass der Provider die Software als Dienstleistung gemeinsam mit der erforderlichen IT-Infrastruktur in Form eines Komplettpakets zur Verfügung stellt. Updates, Datenschutz und -sicherheit fallen somit ebenfalls in den Verantwortungsbereich des System-Anbieters, was für das Unternehmen eine immense Erleichterung bedeutet.

Vorteile von Cloud-ERP

• ERP „in der Cloud“ eröffnet vor allem KMU aufgrund ihrer Unternehmensgröße neue Möglichkeiten. So sind diese zum Beispiel in der Lage, mit kleineren Rechen- und Speichervolumina zu arbeiten. Zudem benötigt webbasiertes ERP keine eigene IT-Infrastruktur. Alles was Anwender für die Nutzung benötigen, sind ein Internetzugang und ein Webbrowser. Das erleichtert den Einstieg in ein Cloud-ERP-System immens.
• Als Motiv für den Einsatz einer Cloud-Lösung äußern Nutzer meist den Wunsch nach Kostenersparnis und -transparenz. Cloud-ERP-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen sind nicht an feste Bereitstellungskosten gebunden. Stattdessen sind diese variabel an die tatsächlichen Verbrauchsanwendungen anpassbar. Der Preis richtet sich nach der Anzahl der Benutzer sowie den zur Verfügung gestellten Software-Modulen und wird monatlich oder quartalweise abgerechnet.
• Kleine Unternehmen erhalten durch den Einsatz von Cloud-ERP Zugang zu moderner Technik. Innovative Verschlüsselungsverfahren sorgen außerdem für einen sicheren Datentransfer.
• Nach dem Kauf steht ERP-Software für KMU in der Regel zügig zur Verfügung – dank Standardkonfiguration. Dadurch fallen sowohl der Aufwand für Support als auch Schulungskosten geringer aus.

Mit Hilfe von Cloud-ERP haben kleine und mittlere Unternehmen die Möglichkeit, ihre größenbedingten Nachteile gegenüber Konzernen auszugleichen. Auf die Frage, für wen Cloud-ERP sich am besten eignet, lässt sich demnach antworten: KMU und schnell wachsende Firmen wie Start-ups profitieren wahrscheinlich von den meisten Vorteilen.

Der Grund: Sie können nicht nur erhebliche Kosten einsparen, sondern ebenfalls ihre Ausgaben für Business-Software exakt kalkulieren. Dadurch sind Firmen in der Lage, ihren Handlungsspielraum in wirtschaftlich schwierigen Zeiten zu erhöhen. Und nicht zuletzt gewinnen sie neue Technologien hinzu, die es ihnen ermöglichen, Strukturen agiler und moderner zu gestalten.

Für welche Branchen empfehlen sich Cloud-Lösungen?

Für wen eignet sich Cloud-ERP-Software eigentlich am besten? Welche Branche hat die meisten Vorteile? Grundsätzlich können folgende Wirtschaftszweige vom Einsatz cloudbasierter Programme profitieren:

• Dienstleistungsbereich
• Öffentlicher Sektor
• Hochschulen
• Non-Profit-Organisationen

Da die Tools aber im Grunde branchenneutral nutzbar sind, eignet sich ERP „in der Cloud“ im Prinzip für alle Wirtschaftszweige.

Wichtiger ist es, die spezifischen Geschäftsprozesse zu betrachten, die mit Hilfe von Cloud-Software abgedeckt und umgesetzt werden sollen. Der Großteil des Industriesektors wird beispielswiese von ERP-Software erfasst. Vergleicht man diese Branchenabdeckung von Cloud-ERP-Systemen mit anderen Wirtschaftszweigen (z.B. Handel, Handwerk oder Baubranche), so zeigt sich, dass sie in diesen Bereichen weitaus geringer ausfällt. Grundsätzlich gibt es im Hinblick auf Cloud-ERP aber keine branchenspezifischen Einschränkungen.

Branchenabdeckung von ERP

Für wen ist Cloud-ERP weniger geeignet?

Für kleine Unternehmen, mittelständische Firmen und Start-Ups sind Cloud-ERP-Lösungen eine echte Alternative zu ERP-Anwendungen, die lokal installiert werden müssen. Trotz der vielen Vorteile empfiehlt sich Cloud-ERP aber nicht für alle Unternehmensgrößen und Branchen. Für Firmen im gehobenem Mittelstand, die über ein anspruchsvolleres ERP-Anwendungsszenario verfügen (z. B. in der Fertigung), ist eine Cloud-Anwendung oft weniger gut geeignet. Ebenfalls für Betriebe mit komplexen Prozessen und sehr spezifischen Anforderungen in den Bereichen Produktion und Logistik kommt Cloud-Software nur bedingt in Frage, da diese ggf. nicht über die notwendigen Module zur Abbildung der Prozesse verfügen oder diese zusätzlich hinzugebucht werden müssen.